Face aux différentes offres de logiciels juridiques pour les entreprises, un bon nombre de dirigeants se demandent de leur véritable efficacité. Un tel outil, permet-il réellement de garantir sa veille juridique ? Pourtant, il s’agit d’une activité constante avec un caractère chronophage, ce qui nécessite des techniques particulières pour une meilleure efficacité.
Les meilleures méthodes de garantir sa veille juridique
Pour une meilleure réussite de sa veille juridique, le moyen utilisé varie en fonction des outils mobilisés. Toutefois, elle nécessite le respect d’une procédure générale qui se répartit en quatre étapes, notamment :
- L’identification des sources sûres, en se fiant aux sites Web d’autorité et aux experts de renom dans le domaine juridique
- La hiérarchisation de sa veille juridique, en priorisant la loi
- Le bon classement des informations
- La bonne configuration de système de suivi, concernant les actualités juridiques
Par ailleurs, il faut également s’assurer de la communication interne, afin de mettre au courant les départements de la progression des textes importants. Ils doivent notamment être prévenus en amont sur la mise en œuvre des textes. Une autre attitude signifiante consiste à exposer la veille juridique au sein d’un espace commun. Cela permet à tous les collaborateurs d’y accéder, de manière facile.
L’automatisation de la veille et l’outil adéquat pour la hiérarchisation
La hiérarchisation de la veille ne peut pas s’emparer de la bonne configuration du système de suivi. Ainsi, il existe une multitude d’outils, permettant de garantir sa veille juridique, de manière performante, en l’occurrence les agrégateurs de contenu. Il s’agit des outils permettant la bonne organisation des veilles afin d’accéder aux informations les plus pertinentes uniquement. Outre la veille juridique, un bon système de suivi aide également à bien surveiller la réputation ainsi que les risques pour l’entreprise. La mise en place d’une veille centralisée permet d’être constamment à l’afflux des progressions législatives, surtout les plus intéressantes. Un bon système de paramétrage contribue à la prévention de la réception des informations trop lourdes qui nécessitent des tris. En outre, un outil complet garantit l’identification des risques législatifs qui risquent de peser sur l’entreprise.
Le stockage des données juridiques dans des lieux sûrs
À l’égard du stockage des données juridiques accumulées, il est essentiel de choisir un moyen à la fois simple et intuitif. Cela consiste à la mise en place d’un espace de travail que l’on peut à la fois partager et sécuriser en ligne. Opter pour un outil performant permet de partager facilement les documents, tout en affichant régulièrement les fichiers les plus récents. Cela aide les nouveaux utilisateurs à s’y connecter et à accéder aux documents à tout moment, même hors connexion. C’est la meilleure manière d’autoriser tous les collaborateurs, y compris aux filiales internationales et les partenaires clés, à accéder à la veille juridique. En effet, il faut se rassurer que tous les documents soient accessibles tant que chaque participant en a besoin.
L’automatisation de la conformité pour la diminution des exigences en veille juridique
Un bon outil pour garantir sa veille juridique nécessite la conformité d’une entreprise, face aux diverses réglementations. À l’égard des entreprises internationales et les sociétés à extension, assurer la veille juridique est une tâche particulièrement fastidieuse. C’est en raison de la superposition et de la multiplication des textes. Cependant, il existe certains outils informatiques, qui peuvent se charger de l’automatisation des chaînes de processus. De manière automatique, ils contribuent au maintien de la conformité aux diverses réglementations locales. À cet effet, on peut profiter de la disparition automatique des risques juridiques. Par conséquent, un tel outil éloigne les employés des soucis sur les actions non conformes. Très souvent, des contrariétés sont engendrées par la non-performance d’une veille juridique.