Appliquer la loi RGPD dans un cabinet de recrutement

De nombreuses entreprises font appel aux services d’un cabinet de recrutement pour trouver le candidat qui va rejoindre leur équipe. En effet, cette solution permet d’accélérer le processus de recrutement. Mais elle permet également d’être plus efficace dans la recherche du profil idéal pour un poste en particulier. Comme toutes les entreprises de l’Union Européenne, celles de la France sont tenues de se conformer à la loi RGPD qui vise à protéger les salariés et leurs informations privées. Le cabinet de recrutement fait partie des entités qui doivent se soumettre au RGPD. Mais comment le faire ? Découvrez cela dans notre guide.

Limiter la collecte des informations par le cabinet de recrutement

Dans une campagne de recrutement, un cabinet de recrutement va collecter diverses informations sur des candidats potentiels. Pour appliquer la loi RGPD, le cabinet de recrutement doit contrôler et limiter les informations qu’il collecte auprès des différents profils contactés. L’objectif étant d’utiliser les données collectées pour apprécier les aptitudes professionnelles et la capacité des candidats à occuper un poste pour lequel il recrute. De ce fait, les informations que le cabinet de recrutement va collecter doivent avoir une relation directe avec le poste disponible et/ou les qualifications des candidats. Le cabinet de recrutement peut donc demander à plusieurs candidats de lui fournir :

  • Leur nom pour pouvoir les identifier entre les nombreux candidats qui ont répondu à l’annonce de recrutement.
  • Leur CV. Ceci afin de vérifier que leurs compétences, leurs qualifications ainsi que leurs expériences professionnelles sont bien en accord avec le poste disponible.
  • Leurs contacts comme le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail. Ces informations sont indispensables pour que le cabinet recrutement puisse contacter rapidement les candidats pour compléter les différentes étapes du processus de recrutement.
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Par contre, le cabinet de recrutement ne peut pas demander des informations privées comme la situation matrimoniale, les opinions politiques ou encore l’état de santé d’un candidat conformément au Code du travail. Dans le cas contraire, il commet une intrusion à la vie privée du candidat et/ou une discrimination qui est punie par la loi. En effet, ces données n’ont aucun lien avec le recrutement et les aptitudes professionnelles du candidat. Le cabinet de recrutement doit d’ailleurs veiller à ce que l’accès aux informations des candidats soit contrôlé et limité. C’est pour cette raison que seules les personnes habilitées peuvent y accéder.

La conservation des données collectées par le cabinet de recrutement

Depuis que la loi RGPD est entrée en vigueur, les cabinets de recrutement sont dans l’obligation de respecter le délai imposé pour la conservation des informations collectées pour une campagne de recrutement. En effet, la loi RGPD impose aux cabinets de recrutement de conserver dans leur base de données les informations à leur disposition pour une durée maximale de 2 ans si les candidats ne demandent pas leur destruction à la fin de la procédure. Et cela sans l’accord des candidats. Si le cabinet désire conserver les informations pour une durée supérieure à 2 ans pour d’éventuels recrutements, il doit avoir l’approbation du candidat.

L’information des candidats pour le traitement de leurs données par le cabinet de recrutement

La mise en vigueur de la RGPD permet aux candidats d’avoir un contrôle sur leurs informations. En effet, ils ont le droit de modifie ou même d’effacer certaines données qui ont été fournies à un cabinet de recrutement. Cette loi implique aussi que le cabinet de recrutement doit informer le candidat pour le partage de leurs données à caractère personnel pour le processus de recrutement. Mais ce partage est limité aux personnes concernées par le recrutement.

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